BPF-03: Từ Request đến Proposal
Mã Quy Trình: BPF-03 Use Cases liên quan: UC-PROP-001, UC-PROP-002, UC-PROP-003, UC-PIPE-001 Bám Idea: #7 (từ request ra proposal tự động bằng AI)
Mô Tả
Khi khách hàng tiềm năng phát sinh nhu cầu/gửi request, quy trình này biến request thô thành proposal hoàn chỉnh: AI bóc tách yêu cầu, soạn nội dung theo template công ty, và SALE review trước khi gửi (không auto gửi). Output là file PDF dùng template cố định, không bao gồm pricing.
Kích hoạt khi: SALE nhận được request/RFP hoặc email thể hiện nhu cầu từ một deal trong pipeline.
Các Vai Trò Tham Gia
| Vai Trò | Trách Nhiệm Trong Quy Trình |
|---|---|
| SALE | Nhập request, biên tập proposal, gửi cho khách |
| SALE LEAD | Review/approve proposal trước khi gửi (tùy chính sách đội) |
| Hệ thống & Tích hợp | Bóc tách yêu cầu, sinh nội dung section, biên dịch PDF |
Sơ Đồ PlantUML Swimlane
Chi Tiết Các Bước
| Bước | Mô Tả | Vai Trò | Đầu Vào | Đầu Ra | Quy Tắc Nghiệp Vụ |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Nhập request/RFP của khách | SALE | File RFP / email | Request thô | Có thể upload file hoặc paste text |
| 2 | Bóc tách yêu cầu | Hệ thống | Request thô | Requirements có cấu trúc | AI parse yêu cầu, phạm vi, timeline |
| 3 | Sinh nội dung section | Hệ thống | Requirements + deal context | Draft proposal | Theo các section chuẩn của template |
| 4 | Rà soát phần thiếu | Hệ thống | Draft | Cảnh báo missing sections | Gợi ý next steps |
| 5 | Review & biên tập | SALE | Draft | Section đã chỉnh | Có hỗ trợ Improve with AI |
| 6 | Biên dịch & xuất PDF | Hệ thống | Section hoàn chỉnh | File PDF | Dùng template cố định, không pricing |
| 7 | Bổ sung thông tin thiếu | SALE | Cảnh báo missing | Thông tin bổ sung | Lặp lại tới khi đủ |
| 8 | Tạo lại section | Hệ thống | Thông tin bổ sung | Section cập nhật | — |
| 9 | Review & approve | SALE LEAD | Proposal PDF | Proposal đã duyệt | Tùy chính sách đội |
| 10 | Gửi proposal cho khách | SALE | Proposal đã duyệt | Proposal đã gửi | Không auto gửi — SALE chủ động |
Điểm Ra Quyết Định
Quyết Định 1: Nội dung proposal đã đủ? (Bước 5→6/7)
- Điều Kiện: Tất cả section bắt buộc đã hoàn thành, không còn cảnh báo missing.
- Nếu Đủ: Biên dịch và xuất PDF.
- Nếu Chưa: Bổ sung thông tin, tạo lại section liên quan.
- Quy Tắc: Hệ thống chặn xuất proposal khi còn section incomplete bắt buộc.
Quyết Định 2: Cần duyệt cấp trên? (Bước 8→9/10)
- Điều Kiện: Chính sách đội về việc SALE LEAD review proposal.
- Nếu Có: SALE LEAD approve trước khi gửi.
- Nếu Không: SALE gửi trực tiếp.
Xử Lý Ngoại Lệ
| Ngoại Lệ | Khi Nào Xảy Ra | Cách Xử Lý | Vai Trò |
|---|---|---|---|
| Request không đọc được | File hỏng / định dạng lạ | Báo lỗi, yêu cầu SALE nhập lại | Hệ thống |
| Template chưa sẵn sàng | Chưa nhận template từ stakeholder | Dùng template tạm / chặn xuất | SALE LEAD |
| Thiếu deal context | Deal chưa đủ thông tin | Cảnh báo missing information | Hệ thống |
Điều Kiện Tiên Quyết
- Deal đã tồn tại trong pipeline (UC-PIPE-001).
- Đã có proposal template của công ty (Q7 — chờ stakeholder cung cấp).
Điều Kiện Sau Khi Hoàn Thành
- Proposal PDF đã gửi cho khách; deal cập nhật stage Proposal trong pipeline.
Ghi Chú
- Proposal không bao gồm pricing, dùng template cố định, output PDF (Business Understanding mục 3.6).
- Q7 (chi tiết template + phần động) đang chờ stakeholder — sẽ tinh chỉnh khi nhận được.
- Quy trình trước đó: BPF-02 - Outreach & Xử lý Phản hồi.