Chuyển tới nội dung chính

Use Case Overview: DataOps Sales Automation

Tài liệu này xác định phạm vi chức năng của hệ thống dưới dạng danh sách Use Case, bám sát Business Understanding và 7 bước ý tưởng gốc. Mỗi Use Case có anchor để các tài liệu Phase 2/3 (Screen Flow, Epic, Feature) link tới.

Tổng quan hệ thống​

DataOps Growth Engine là nền tảng tự động hóa quy trình tìm kiếm (prospecting) và tiếp cận (outreach) khách hàng B2B trong ngành AI/Robotics. Hệ thống tự động hóa từ khâu nghiên cứu tín hiệu thị trường, chấm điểm ICP, tìm contact, đến outreach đa kênh và tạo proposal — giữ con người trong vòng lặp (half-auto) ở các bước nhạy cảm.

Actors​

  • ADMIN — Quản trị viên: cấu hình hệ thống, quản lý người dùng/phân quyền, quản lý tích hợp bên thứ ba.
  • SALE LEAD — Trưởng nhóm: định nghĩa ICP, thiết lập & giám sát chiến dịch, review/approve nội dung, xem báo cáo toàn đội.
  • SALE — Nhân viên kinh doanh: thực thi outreach, xử lý reply, tạo proposal. Chỉ thao tác trên dữ liệu được phân bổ (Owner).

Use Case được định nghĩa theo chức năng, không tách riêng theo role. Một Use Case có thể do nhiều actor thực hiện trong phạm vi quyền của họ.

Sơ đồ Use Case tổng thể​

1. Quản lý ICP & Scoring​

Bám Idea #2 — chấm điểm và ưu tiên account theo tiêu chí sale mong muốn.

UC-ICP-001​

Tên: Định nghĩa & quản lý hồ sơ ICP Actor: SALE LEAD, SALE Mô tả: Tạo, sửa, nhân bản, so sánh và bật/tắt các hồ sơ ICP (industry, business model, funding stage, geography, hiring signal...).

UC-ICP-002​

Tên: Cấu hình trọng số chấm điểm Actor: SALE LEAD Mô tả: Điều chỉnh trọng số các tiêu chí tính điểm và quy tắc penalty để hệ thống ưu tiên đúng account tiềm năng.

UC-ICP-003​

Tên: Cấu hình quy tắc tín hiệu & nguồn thu thập Actor: SALE LEAD, ADMIN Mô tả: Thiết lập rule giám sát tín hiệu và bật/tắt nguồn crawl (Apollo, web crawling...).

2. Khám phá Account​

Bám Idea #2 — tìm account phù hợp ICP.

UC-DISC-001​

Tên: Tìm kiếm & khám phá account theo ICP Actor: SALE LEAD, SALE Mô tả: Tìm, lọc, sắp xếp danh sách công ty phù hợp ICP kèm điểm số.

UC-DISC-002​

Tên: Import account & tìm công ty tương tự Actor: SALE LEAD, SALE Mô tả: Import danh sách account có sẵn; hệ thống gợi ý thêm công ty tương tự theo pattern.

UC-DISC-003​

Tên: Xem phân tích & phân rã điểm ICP của account Actor: SALE LEAD, SALE Mô tả: Xem AI insight và bảng phân rã lý do cộng/trừ điểm của từng account.

UC-DISC-004​

Tên: Lưu account vào pipeline Actor: SALE LEAD, SALE Mô tả: Đưa account tiềm năng vào pipeline để theo dõi cơ hội.

3. Theo dõi Tín hiệu Thị trường​

Bám Idea #1 — research news/tín hiệu về account tiềm năng.

UC-SIG-001​

Tên: Theo dõi tín hiệu thị trường Actor: SALE LEAD, SALE Mô tả: Xem feed tín hiệu (funding, hiring, product, expansion) do agent tự crawl, lọc theo mức độ quan trọng.

UC-SIG-002​

Tên: Xem phân tích tác động tín hiệu bằng AI Actor: SALE LEAD, SALE Mô tả: Đọc phân tích AI về ảnh hưởng của từng tín hiệu lên cơ hội bán hàng.

UC-SIG-003​

Tên: Tạo outreach từ tín hiệu Actor: SALE Mô tả: Sinh nội dung tiếp cận cá nhân hóa dựa trên tín hiệu vừa phát hiện.

4. Tìm & Quản lý Contact​

Bám Idea #3 — tìm contact point để kết nối.

UC-CONT-001​

Tên: Tự động tìm contact point của account Actor: SALE LEAD, SALE Mô tả: Agent tự tìm người liên hệ mục tiêu (CEO/CTO/VP...) khi account khớp ICP.

UC-CONT-002​

Tên: Xác minh & làm giàu thông tin liên hệ Actor: SALE Mô tả: Kiểm tra email tồn tại (SMTP/MX) và bổ sung thông tin contact để giảm bounce.

UC-CONT-003​

Tên: Quản lý danh bạ liên hệ Actor: SALE LEAD, SALE Mô tả: Import/export, thêm thủ công và xem trạng thái tiếp cận của từng contact.

5. Outreach đa kênh​

Bám Idea #4, #5 — auto connect/like/comment LinkedIn và auto message/email với AI hỗ trợ.

UC-OUT-001​

Tên: Soạn nội dung tiếp cận bằng AI Actor: SALE Mô tả: AI soạn connection request, message LinkedIn và email cá nhân hóa theo ngữ cảnh; cho phép regenerate/chỉnh sửa.

UC-OUT-002​

Tên: Tạo & chạy chiến dịch tiếp cận đa kênh Actor: SALE LEAD Mô tả: Xây kịch bản sequence đa điểm chạm (connect → like → message → email) theo lịch.

UC-OUT-003​

Tên: Tự động connect/like/comment LinkedIn theo kịch bản Actor: SALE Mô tả: Engine tự thực hiện hành động LinkedIn theo sequence (có cơ chế chống spam/rate-limit).

UC-OUT-004​

Tên: Duyệt & gửi nội dung tiếp cận (half-auto) Actor: SALE, SALE LEAD Mô tả: Review hàng loạt message/email AI soạn trước khi hệ thống gửi đi (human-in-the-loop).

6. Xử lý Phản hồi​

Bám Idea #5, #6 — phát hiện interest và đẩy sale follow-up.

UC-REPLY-001​

Tên: Phân loại phản hồi khách hàng Actor: SALE Mô tả: AI phân loại phản hồi (Interest / Object / Neutral / Wrong PIC) để kích hoạt hành động phù hợp.

UC-REPLY-002​

Tên: Soạn & gửi nội dung trả lời Actor: SALE Mô tả: AI soạn reply theo tone; chế độ manual (sale duyệt rồi gửi) hoặc auto (AI gửi luôn).

7. Quản lý Pipeline​

Bám Idea #6 — chuyển cơ hội cho sale follow-up.

UC-PIPE-001​

Tên: Quản lý pipeline & cơ hội Actor: SALE LEAD, SALE Mô tả: Theo dõi deal trên bảng Kanban 7 stage; thêm/sửa opportunity; cảnh báo deal tắc nghẽn.

UC-PIPE-002​

Tên: Tự động chuyển stage deal theo phản hồi Actor: SALE (hỗ trợ bởi hệ thống) Mô tả: Hệ thống tự chuyển stage dựa trên phân tích phản hồi (vd phát hiện ý định đặt lịch → Meeting).

UC-PIPE-003​

Tên: Nhận cảnh báo hot lead / biến động deal Actor: SALE LEAD, SALE Mô tả: Nhận thông báo qua Slack/Teams khi có hot lead hoặc deal chuyển stage quan trọng.

8. Tạo Proposal​

Bám Idea #7 — từ request ra proposal tự động.

UC-PROP-001​

Tên: Bóc tách yêu cầu từ request/RFP của khách Actor: SALE Mô tả: Upload RFP hoặc paste email khách → AI bóc tách yêu cầu, phạm vi, timeline.

UC-PROP-002​

Tên: Soạn proposal theo template với hỗ trợ AI Actor: SALE Mô tả: Sinh/cải thiện nội dung từng section dựa trên deal context; nhận gợi ý phần còn thiếu.

UC-PROP-003​

Tên: Xuất & gửi proposal (half-auto) Actor: SALE, SALE LEAD Mô tả: Ráp section vào template công ty, xuất PDF (không pricing); sale review trước khi gửi.

9. Dashboard & Báo cáo​

Hỗ trợ tiêu chí thành công và nhu cầu reporting trong Business Understanding.

UC-DASH-001​

Tên: Xem dashboard tổng quan & hot leads Actor: ADMIN, SALE LEAD, SALE Mô tả: Xem metric tổng quan, hot leads trong ngày, tin tức thị trường và follow-up sắp tới.

UC-DASH-002​

Tên: Xem báo cáo hiệu quả Actor: SALE LEAD, SALE Mô tả: Báo cáo lead/account/ngày, accept & reply rate, pipeline theo campaign, số proposal đã gửi. SALE LEAD xem toàn đội, SALE xem phạm vi được giao.

10. Quản trị & Tích hợp​

Nền tảng bảo mật và kết nối hệ thống ngoài.

UC-ADM-001​

Tên: Đăng nhập & quản lý phiên Actor: ADMIN, SALE LEAD, SALE Mô tả: Đăng nhập Email/Password hoặc SSO vào hệ thống web.

UC-ADM-002​

Tên: Quản lý người dùng & phân quyền Actor: ADMIN Mô tả: Mời thành viên, gán role (ADMIN/SALE LEAD/SALE), áp dụng phân tách dữ liệu theo Owner.

UC-ADM-003​

Tên: Cấu hình tích hợp bên thứ ba Actor: ADMIN Mô tả: Kết nối/ngắt Apollo, LinkedIn Business, Gmail; quản lý khóa kết nối dùng chung.

UC-ADM-004​

Tên: Cấu hình thông báo & webhook Actor: ADMIN, SALE LEAD Mô tả: Bật/tắt cảnh báo (hot lead, daily summary, automation failure) và webhook Slack/Teams.

Liên kết​