Chuyển tới nội dung chính

Business Understanding: DataOps Sales Automation

1. Mục Tiêu & Mục Đích (Goals & Objectives)​

Bối cảnh nghiệp vụ​

Công ty hoạt động trong lĩnh vực bán sản phẩm/dịch vụ công nghệ — tập trung vào ngành AI, Robotics và các lĩnh vực liên quan đến công nghệ. Team sale đang tiếp cận thị trường theo mô hình B2B outbound: chủ động tìm kiếm khách hàng tiềm năng, thiết lập liên lạc và thuyết phục đối tác/khách hàng mua dịch vụ.

Pain Point​

Khâu tìm kiếm công ty mục tiêu và contact person đang được thực hiện hoàn toàn thủ công. Sale phải tự tra cứu từng công ty, đánh giá mức độ phù hợp, tìm thông tin liên lạc, rồi mới bắt đầu soạn nội dung outreach. Đây là phần tốn nhiều thời gian nhất trong quy trình sales, khiến team không thể tập trung vào các hoạt động có giá trị cao hơn như tư vấn và chốt deal.

Mục tiêu dự án​

Xây dựng hệ thống AI-powered Sales Automation giúp tự động hóa toàn bộ quy trình prospecting và outreach, từ đó:

  • Giảm đáng kể thời gian team sale bỏ ra cho việc tìm kiếm lead và soạn nội dung
  • Tăng số lượng công ty được tiếp cận mỗi ngày mà không cần tăng nhân sự
  • Đảm bảo chất lượng outreach nhờ AI hỗ trợ soạn nội dung phù hợp ngữ cảnh
  • Cho phép sale tập trung vào việc xử lý reply, tư vấn và chốt deal

Tiêu chí thành công​

Hệ thống được coi là thành công khi đạt được các mục tiêu đo lường được sau:

  • Tăng số account được tiếp cận mỗi ngày mà không cần tăng nhân sự sale
  • Tăng tỷ lệ phản hồi (reply rate) và số cuộc hẹn (meeting) từ outreach
  • Tăng số lượng proposal được tạo và gửi mỗi tháng

Chỉ tiêu định lượng cụ thể (con số mục tiêu %) sẽ được thống nhất với stakeholder khi vận hành thực tế.

2. Người Dùng Hệ Thống (Actors / Personas)​

ActorMô tảTrách nhiệm chính
ADMINQuản trị viên hệ thốngCấu hình hệ thống, quản lý tài khoản người dùng, phân quyền, kết nối tích hợp (LinkedIn, Gmail, Apollo)
SALE LEADTrưởng nhóm kinh doanhĐịnh nghĩa ICP, thiết lập chiến dịch outreach, giám sát hiệu quả campaign, review và approve nội dung trước khi gửi đi
SALENhân viên kinh doanhThực hiện outreach theo campaign, xử lý reply từ khách hàng tiềm năng, review và gửi proposal

Quy mô người dùng: Khoảng 20 người dùng (tổng cộng 3 roles).

3. Quy Trình & Tính Năng Chính (High-level Flows)​

3.1 Định nghĩa ICP & Tìm kiếm Lead​

Sale Lead hoặc Sale tự định nghĩa Ideal Customer Profile (ICP) theo các tiêu chí:

  • Industry — ngành nghề của công ty mục tiêu
  • Business Model — mô hình kinh doanh (B2B, SaaS, Enterprise...)
  • Funding Stage — giai đoạn gọi vốn (Seed, Series A/B/C, Public...)
  • Recruitment Posting — công ty đang tuyển dụng vị trí liên quan (signal mở rộng)
  • Geography — khu vực địa lý mục tiêu

Hệ thống sử dụng ICP đã định nghĩa để tìm kiếm tự động các công ty phù hợp từ hai nguồn:

  • Apollo (tích hợp API/export)
  • Web crawling (tự xây dựng)

Ngoài ra, người dùng có thể import danh sách account có sẵn và hệ thống sẽ tìm thêm các công ty tương tự dựa trên pattern của list đó.

3.2 Scoring & Prioritization​

Sau khi tìm kiếm, mỗi công ty được chấm điểm (score) dựa trên mức độ khớp với ICP và các tín hiệu "hot" (công ty đang có hoạt động tích cực như fundraising, tuyển dụng, ra sản phẩm mới...). Danh sách lead được sắp xếp ưu tiên theo score để sale tập trung vào các cơ hội tốt nhất.

3.3 Outreach qua LinkedIn​

Hệ thống hỗ trợ tự động hóa outreach trên LinkedIn Business:

  • AI soạn nội dung connect request và message cá nhân hóa
  • Gửi khoảng 200 connect/message mỗi ngày
  • Chế độ half-auto: Sale review và approve nội dung trước khi hệ thống gửi đi
  • Theo dõi trạng thái từng request (pending, accepted, replied)

3.4 Outreach qua Email (Gmail)​

Song song với LinkedIn, hệ thống hỗ trợ outreach qua Gmail:

  • AI soạn email outreach cá nhân hóa dựa trên thông tin công ty và contact
  • Sale review và approve trước khi gửi (half-auto)
  • Hệ thống tự động theo dõi trạng thái (sent, opened, replied)
  • Hỗ trợ follow-up sequence tự động nếu không có phản hồi

3.5 Xử lý Reply​

Khi khách hàng tiềm năng phản hồi (qua LinkedIn hoặc email), hệ thống hỗ trợ hai chế độ:

  • Manual mode: Hệ thống alert cho Sale, AI soạn sẵn nội dung trả lời để Sale xem xét và gửi đi
  • Auto mode: AI soạn và gửi reply tự động (không cần Sale thao tác)

3.6 Tạo Proposal​

Khi prospect có nhu cầu, Sale có thể tạo proposal từ hệ thống:

  • Dựa trên template có sẵn (do công ty cung cấp)
  • Output: file PDF
  • Sale review và approve trước khi gửi cho khách — không auto gửi
  • Không bao gồm pricing trong proposal (dùng template cố định)

4. Dữ Liệu & Báo Cáo (Data & Reporting)​

Dữ liệu cần quản lý​

Nhóm dữ liệuMô tả
Company dataThông tin công ty (tên, ngành, quy mô, funding stage, địa lý, ICP score, trạng thái trong pipeline)
Contact dataThông tin người liên hệ (tên, chức danh, email, LinkedIn URL, thuộc công ty nào)
ICP ProfileCác bộ tiêu chí ICP đã được người dùng định nghĩa
Campaign dataThông tin chiến dịch outreach (tên, channel, sequence nội dung, trạng thái)
Outreach activityLịch sử gửi connect/email, trạng thái (sent, accepted, opened, replied)
Proposal dataCác proposal đã tạo và gửi đi, trạng thái (draft, reviewed, sent)

Báo cáo & Dashboard​

Hệ thống cần cung cấp các báo cáo/dashboard sau:

  • Lead/account tìm được mỗi ngày — số lượng lead mới kèm phân bố theo ICP score
  • Accept & reply rate — tỷ lệ accept LinkedIn, open/reply email theo từng kênh
  • Pipeline theo campaign — trạng thái deal theo từng giai đoạn và từng chiến dịch
  • Proposal đã gửi — số lượng proposal tạo và gửi theo thời gian

Người xem báo cáo: SALE LEAD (toàn đội) và SALE (phạm vi được giao).

5. Phi Chức Năng (Non-functional Requirements)​

Bảo mật (Security)​

  • Phân quyền theo role: ADMIN có toàn quyền; SALE LEAD có quyền quản lý campaign; SALE chỉ thao tác trong phạm vi được giao
  • Bảo vệ thông tin đăng nhập tích hợp (LinkedIn token, Gmail OAuth, Apollo API key)
  • Dữ liệu contact khách hàng cần được bảo mật, không chia sẻ ra ngoài hệ thống

Hiệu năng (Performance)​

  • Hỗ trợ ~20 người dùng đồng thời
  • Xử lý được khối lượng ~200 LinkedIn actions/ngày mà không bị chặn tài khoản
  • Thời gian phản hồi giao diện: chấp nhận được trong môi trường web thông thường

Nền tảng (Platform)​

  • Web application — chỉ chạy trên trình duyệt desktop, không có mobile app (đã xác nhận)
  • Người dùng cần có internet để sử dụng

6. Tích Hợp & Phụ Thuộc (Integrations & Dependencies)​

Hệ thốngMục đíchGhi chú
ApolloNguồn dữ liệu lead (công ty + contact)Tích hợp API hoặc export
LinkedIn BusinessKênh outreach (connect + message)~200 actions/ngày
GmailKênh outreach emailOAuth integration
Web CrawlingBổ sung nguồn dữ liệu tự xây dựngInternal crawler

Không tích hợp: Google Calendar, Calendly (đã xác nhận không cần), CRM (HubSpot, Salesforce — đã xác nhận không dùng).

7. Ngoại Vi — Không Thuộc Phạm Vi (Out of Scope)​

  • Tích hợp CRM (HubSpot, Salesforce...) — đã xác nhận không dùng, ngoài phạm vi
  • Tích hợp lịch (Google Calendar, Calendly) — đã xác nhận không cần
  • Mobile app — đã xác nhận chỉ làm web, ngoài phạm vi
  • Pricing trong proposal — proposal dùng template cố định, không tính giá tự động
  • Quản lý hợp đồng / sau khi chốt deal — hệ thống chỉ hỗ trợ đến bước gửi proposal
  • Cold calling / phone outreach — chỉ tập trung vào LinkedIn và email

8. Câu Hỏi Cần Làm Rõ (Questions for Clarification)​

Đã chốt (2026-06-01)​

#Câu hỏiKết luận
Q1Tiêu chí thành côngTăng số account tiếp cận/ngày, tăng reply/meeting rate, tăng số proposal gửi/tháng (xem Mục 1)
Q2Có dùng CRM không?Không dùng CRM — ngoài phạm vi (xem Mục 6, 7)
Q3Dashboard/báo cáo nào?4 báo cáo: lead/ngày, accept&reply rate, pipeline theo campaign, proposal đã gửi (xem Mục 4)
Q4Mobile hay web?Chỉ web, không có mobile app (xem Mục 5)

Còn chờ tài liệu bên ngoài​

#Câu hỏiMức độ ưu tiênẢnh hưởng đếnChờ ai
Q5ICP example: ví dụ công ty "fit" và "không fit" theo tiêu chí đã đề raCaoMục 3.1 — ICP DefinitionChị Mira
Q6Scoring signals cụ thể: tín hiệu nào tính vào score và trọng số từng signalCaoMục 3.2 — ScoringChị Mira
Q7Proposal template cụ thể: các phần động (điền tự động) trong templateCaoMục 3.6 — ProposalStakeholder

Q5–Q7 phụ thuộc tài liệu chưa nhận → không chặn việc chốt Business Understanding. Sẽ bổ sung khi làm ICP/Scoring và Proposal ở Phase 2/3. Theo dõi tập trung tại trang Câu hỏi mở & Tài liệu chờ.